Ketika Anda mengirim barang baik lewat cargo, logistik, atau ekspedisi maka Anda akan diminta untuk memastikan kalau semua tidak ada masalah operasional yang berhubungan dengan pengiriman barang.
Masalah operasional dalam kirim barang bisa mengarah pada kerugian finansial atau jika bahkan turunnya kepercayaan pelanggan, apabila Anda adalah vendor yang harus mengirim barang penting untuk bisnis.
Karena itu Anda butuh sebuah bukti kuat yang menjamin barang sampai ke penerima dengan tepat dan dokumentasi perjalanan yang jelas.
Untuk itu biasanya pihak logistik, cargo, maupun ekspedisi akan memberikan bukti berupa dokumen untuk pengiriman agar Anda dapat memastikan barang aman sampai tujuan, bahkan jika terjadi sebuah kesalahan seperti barang rusak, barang telat, dan sebagainya.
Anda baik sebagai pengirim maupun penerima dapat melakukan tracking dimana kesalahan pengiriman itu terjadi.
Artikel ini akan membahas tentang semua hal yang Anda butuhkan untuk mengatasi masalah tadi, mulai dari penjelasan Proof of Delivery (PoD), kenapa Proof of Delivery (PoD) penting untuk bisnis, dan bagaimana memastikan kalau dokumen Proof of Delivery (PoD) sudah benar.
Sumber gambar: Freepik
Proof of delivery (PoD) adalah sebuah dokumen yang berfungi sebagai tanda terima pengiriman. Dokumen ini akan berfungi sebagai bukti yang menegaskan kalau penerima barang telah menerima barang dengan aman.
Secara sederhana, ini adalah bukti yang dapat digunakan ketika penerima barang ingin melakukan pengembalian barang, atau mengajukan klaim jika terjadi kerusakan di pengiriman.
Hal ini juga serupa dengan artikel dari Super International Shipping yang mengatakan di bidang logistik Proof of Delivery atau disingkat PoD adalah dokumen atau bisa juga knfirmasi digital yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan pengiriman barang kepada penerima.
Sumber gambar: Freepik
Pengiriman Barang: Ketika barang dikirim, informasi terkait pengiriman dicatat, termasuk rincian pengirim, penerima, alamat tujuan, dan deskripsi barang.
Dokumentasi PoD: Setelah barang dikirim, dokumen PoD dibuat. Ini bisa berupa dokumen fisik atau elektronik (e-PoD) yang mencakup:
Penerima menandatangani dokumen sebagai bukti bahwa mereka telah menerima barang dalam kondisi baik.
Dalam e-PoD, tanda tangan dapat dilakukan secara digital menggunakan smartphone maupun laptop.
Pencatatan dan Pelacakan: Informasi dari PoD dicatat dalam sistem manajemen logistik untuk memudahkan pelacakan status pengiriman secara real-time. Ini memberikan transparansi kepada pengirim dan penerima mengenai proses pengiriman.
Baca tentang Bill of Landing (BoL) dalam pengiriman logistik dan kargo untuk perusahaan
Sumber gambar: Freepik
Tentu Proof of Delivery (PoD) sangat penting untuk pengiriman, apalagi pengiriman besar antar kota, antar pulau, bahkan sampai antar negara.
Jika Anda mengirim barang tanpa Proof of Delivery (PoD) hal ini sangat berisiko tinggi, karena tidak ada tracking yang jelas tentang barang Anda pada saat pengiriman.
Menurut Ubet Shipping PoD (Proof of Delivery) adalah istilah dasar dalam penjualan dan logistik internasional. Mereka mengatakan dengan sebutan core term. Hal ini dikarenakan PoD bukan hanya berfungsi sebagai tanda terima bahwa barang telah diterima oleh penerima, tetapi juga dapat menjadi dokumen hukum yang membuktikan bahwa pengiriman telah berhasil dilakukan.
Kita akan mengelaborasi mengapa pengiriman butuh Proof of Delivery (PoD) yang jelas
Proof of Delivery (PoD) akan menjadi bukti tertulis jika Anda menggunakan kertas, maupun bukti digital bahwa barang telah diterima secara aman oleh pihak penerima.
Jika terjadi kerusakan atau barang yang kurang maka Proof of Delivery (PoD) dapat menjadi bukti sah untuk mengajukan klaim.
Dalam pengiriman baik logistik maupun cargo, tentu ada banyak pihak yang terlibat dan bertugas dalam proses pengiriman tersebut mulai dari (pihak pengirim, perusahaan jasa kirim, gudang, kurir, hingga penerima)
Dalam banyak kasus, penerima barang bukanlah orang yang membeli barang tersebut. Hal ini sering terjadi jika kirim barang untuk perusahaan, supply chain B2B, perdagangan internasional, dan logistik skala besar, di mana barang dikirim ke gudang, distributor, atau pihak ketiga sebelum akhirnya sampai ke pengguna akhir.
Sebagai contoh dalam sebuah pengiriman barang untuk perusahaan besar:
Dari sebuah contoh kasus sederhana tadi sudah dapat dibayangkan tanpa proof of delivery (PoD) yang jelas, bisa terjadi sengketa baik internal perusahaan maupun dengan vendor.
Bisa terjadi kasus seperti, pihak gudang mengaku belum menerima barang, tapi pihak vendor dan pengirim sudah merasa mengirimkan.
Proof of Delivery (PoD) memastikan setiap tahap tercatat, dari pengiriman vendor ke gudang hingga barang diterima oleh user akhir, sehingga proses logistik lebih transparan dan akuntabel.
Baca lebih lanjut tentang Pengertian Ekspedisi dan contohnya
Saat ini bukti pengiriman barang besar tidak hanya dalam bentuk kertas juga bisa dalam bentuk Electronic Proof of Delivery (e-PoD) hal ini juga membuat semua pihak lebih efisien dalam operasional.
Berawal dari tidak perlu tanda tangan fisik lagi, Anda dapat tanda tangan digital.
Semua data tersimpan otomatis pada sistem, sehingga Anda tidak perlu melakukan input manual dan Proof of Delivery (PoD) lebih aman jika dibandingkan dengan menggunakan kertas.
Pihak kargo dapat melakukan tracking secara real-time dan mengupdate status pengiriman kepada pihak pengirim maupun penerima lewat cek resi.
Sumber gambar: Freepik
Sebuah perusahaan tekstil di Solo rutin mengiriman gulungan kain dengan kualitas premium ke pabrik garmen di sekitar Jakarta, yang mana kain tersebut akan diproduksi menjadi pakaikan berkualitas tinggi bahkan akan di ekspor secara internasional.
Namun, mereka sering mengalami masalah seperti kehilangan barang, ada kain yang reject dalam pengiriman atau terkadang ada jumlah yang tidak sesuai antara yang dikirim dan diterima.
Jika pengiriman dilakukan tanpa sistem Proof of Delivery (PoD) yang digital, bisa terjadi sulit membuktikan barang hilang di perjalanan atau terjadi kesalahan pencatatan di gudang penerima.
Dengan electronic Proof of Delivery (e-PoD) setiap pengiriman dapat didokumentasikan dengan:
Ketika terjadi laporan kekurangan stok, tim logistik langsung memeriksa e-PoD dan menemukan bahwa barang lengkap saat sampai di pabrik. Masalah ternyata ada di proses penyimpanan gudang, bukan di pengiriman. Dengan PoD digital, proses klaim lebih cepat dan akurat, menghindari konflik antara pemasok dan pabrik.
Baca lebih lanjut: Jasa ekspedisi Cargo Solo Termurah untuk kirim barang jauh-jauh (2025)
Sebuah vendor pengadaan pemerintah mendapat kontrak untuk mengirimkan peralatan elektronik dan infrastruktur komunikasi ke proyek pembangunan di Ibu Kota Nusantara (IKN).
Karena proyek ini bernilai miliaran rupiah dan melibatkan banyak pihak, setiap pengiriman harus dipastikan tiba tepat waktu dan diterima oleh pejabat yang berwenang.
Sebelumnya, pengiriman dilakukan dengan tanda tangan manual, sehingga sulit melacak kapan dan di mana barang tiba. Dalam beberapa kasus, dokumen PoD hilang atau tidak diisi dengan benar, menyebabkan keterlambatan dalam pembayaran dan potensi denda keterlambatan.
Setelah mengimplementasikan e-PoD, setiap pengiriman kini memiliki:
Dengan sistem ini, vendor bisa membuktikan bahwa barang dikirim sesuai kontrak, dan proses pembayaran bisa dipercepat tanpa hambatan administratif.
Proof of Delivery (PoD) adalah faktor yang sangat penting dalam supply chain dan logistik, apalagi untuk pengiriman B2B dan perusahaan yang menangani pengiriman skala besar dan rutin.
Beberapa contoh pengiriman dari industri tekstil, manufaktur, hingga jika pengadaan barang untuk negara adalah contoh kalau Proof of Delivery (PoD) sangat membantu untuk memastikan barang diterima oleh pihak yang tepat, jumlah sesuai, dan dengan kondisi yang baik.
Menggunakan Electronic Proof of Delivery (e-PoD) juga memungkinkan semua pihak yang terlibat dapat melakukan pelacakan secara real-time, dengan dokumentasi yang akurat, serta mempermudah untuk klaim.
Dengan sistem ini, bisnis dapat mengurangi sengketa pengiriman, meningkatkan efisiensi operasional, dan membangun kepercayaan dengan mitra bisnis mereka.
Walaupun Anda juga harus memastikan barang dikirim oleh pihak logistik dan kargo yang sudah terpercaya. Salah satu cara terbaik adalah dengan memilih perusahaan ekspedisi yang memiliki sistem Proof of Delivery (PoD) digital untuk memastikan transparansi dan akurasi pengiriman.
Jika Anda mencari layanan ekspedisi dengan fitur pelacakan real-time dan dokumentasi e-PoD yang lengkap, hubungi ABC Express untuk solusi pengiriman yang lebih aman dan efisien.
Dapatkan cara lengkap mengembangkan bisnis ke berbagai wilayah di Indonesia
