Anda ingin mengirimkan barang ke luar negeri? Berikut adalah dokumen-dokumen penting yang harus dipersiapkan, agar proses pengiriman cargo Anda tidak bermasalah.
Masalah apa saja yang terjadi ketika dokumen tidak lengkap? Jika Anda mengalami keterlambatan atau bahkan pemberitahuan "Paket Tertahan di Bea Cukai" yang tidak diinginkan untuk pengiriman internasional.
Karena itu PASTIKAN bahwa cargo dikirim dengan semua dokumen yang diperlukan.
Jadi, dokumen apa saja yang perlu disertakan?
Artikel dibawah ini akan memberikan gambaran menyeluruh tentang:
Baca sampai selesai untuk mempelajari semua tentang dokumen pengiriman paling umum untuk pengiriman domestik, internasional, dan barang berbahaya.
Dokumen pengiriman merupakan kumpulan dokumen penting yang diperlukan untuk pengangkutan barang dari satu lokasi ke lokasi lain.
Terkadang dokumen pengiriman juga disebut sebagai dokumen pengangkutan.
Pada dasarnya, dokumen ini terdiri dari catatan, formulir, dan sertifikat yang relevan, dokumen ini memberikan informasi tentang barang yang dikirim.
Informasi tersebut mencakup deskripsi dan spesifikasi barang, jumlah, harga, tanggal pengiriman, alamat penerima, dan metode pengiriman.
Dokumen yang dibutuhkan bervariasi tergantung pada faktor seperti metode pengiriman, tujuan pengiriman, dan jenis barang.
Namun, dokumen yang umumnya diperlukan melibatkan surat pengiriman, faktur komersial, daftar kemasan, dan sertifikat asal.
Karena dokumen ini menyediakan informasi tentang barang yang dikirim, tentunya dokumen ini akan membantu memastikan agar paket-paket dikirim tepat waktu dan ke alamat yang benar.
Dokumen ini akan membantu layanan pengiriman menentukan cara routing paket dan mengirimkannya dengan cara yang paling efisien.
Selain itu, dokumen-dokumen ini juga penting dalam pengiriman internasional untuk memastikan bahwa paket mematuhi regulasi impor negara-negara yang dilalui oleh paket tersebut.
Memastikan kelengkapan dokumen yang diperlukan dengan informasi yang benar akan menyederhanakan proses clearance bea cukai dan memungkinkan pengiriman internasional yang cepat.
Image: Freepik
Pengiriman lintas negara atau internasional mengharuskan berbagai dokumen, dengan persyaratan khusus bergantung pada:
Berikut adalah dokumen ekspor yang umumnya dibutuhkan di sebagian besar negara:
Image: Freepik
Proforma Invoice merupakan perkiraan faktur atau dokumen tagihan awal yang dikirimkan kepada prospek internasional.
Menurut trade.gov Pro Forma Invoice adalah penawaran dalam format faktur yang sering diminta oleh pembeli untuk berbagai tujuan.
Misalnya, pembeli mungkin membutuhkan pro forma invoice untuk mengajukan import license, kontrak untuk pre-shipment inspection, membuka letter of credit, atau mengatur transfer mata uang keras.
Pada dasarnya, Proforma Invoice berfungsi sebagai penawaran sebelum pembelian sebenarnya, sehingga penerima dapat menyiapkan budget dan dokumen yang diperlukan, seperti lisensi impor.
Informasi ini penting karena pro forma invoice berfungsi sebagai dokumen awal yang memberikan gambaran tentang nilai transaksi sebelum pembelian resmi dilakukan.
Dokumen ini menggambarkan barang yang dibeli, berat pengiriman, dan biaya transportasi terkait.
Proforma Invoice harus mencakup rincian berikut:
Baca juga: 7 Jenis Alat Berat dan Cara Mengirimnya
Sesuai dengan namanya, commercial invoice memberikan rincian tentang barang yang dijual kepada pembeli.
Sesuai dengan Freight Right Commercial Invoice ini adalah salah satu dokumen paling penting yang berarti harus ada dalam perdagangan internasional.
Kenapa begitu? Karena dokumen ini berfungsi sebagai kontrak penjualan dan bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli.
Yang pada akhirnya Commercial Invoice ini akan berfungsi sebagai dokumen hukum antara eksportir dan pembeli internasional. Selain itu, invoice ini memberitahu badan pemerintah tentang nilai barang yang dikirim sehingga bea cukai dapat dihitung.
Image: Freepik
Bahkan, commercial invoice juga digunakan dalam akuntansi, jadinya membantu pembeli dan penjual untuk men-tracking keuangan mereka masing-masing.
Commercial invoice mirip dengan faktur pada umumnya, namun ada beberapa rincian tambahan yang penting untuk clearance bea cukai. Rincian ini meliputi:
Export packing list adalah catatan detil yang berisi daftar komprehensif dari semua barang yang disertakan dalam pengiriman, beserta rincian penting tentang setiap barang.
Kalau kata Pro Connect Logistics Packing List memuat informasi detail tentang pengiriman, seperti bagaimana barang dikemas, dimensi, berat, dan detail tujuan.
Dokumen ini tidak hanya memiliki nilai tersendiri, tetapi juga berguna untuk pembuatan dokumen-dokumen penting lainnya seperti bill of lading dan surat kredit.
Image: Freepik
Packing List penting karena memungkinkan pelanggan dan pihak lain yang terlibat untuk memvisualisasikan isi dari pengiriman tersebut. Ini menjadikannya dokumen penting dalam proses pengiriman.
Dan juga jika Anda melakukan pengiriman internasional, export packing list sangat penting untuk kelancaran clearance bea cukai, berfungsi sebagai dokumen dasar.
Selain itu, dalam kasus sengketa antara pengirim dan pihak pengangkut, dokumen ini dapat dijadikan referensi.
Daftar pengemasan ekspor mencakup informasi penting, termasuk:
Certificates of origin merupakan dokumen yang wajib untuk sebagian besar pengiriman internasional, berfungsi untuk melihat asal barang yang dikirim.
Dokumen ini membantu menentukan apakah dokumen bea cukai tambahan diperlukan dan dapat memengaruhi bea dan pajak lainnya.
Image: Freepik
Sertifikat ini harus mematuhi ketentuan yang ditetapkan oleh aturan dan regulasi negara tujuan impor, serta memerlukan sertifikasi dari kantor konsulat.
Meskipun tidak diwajibkan oleh semua negara, beberapa negara seperti Tiongkok dan negara-negara di Uni Eropa, mensyaratkan adanya CO.
Certificates of origin harus mencakup rincian sebagai berikut:
Image: Freepik
Cerftificate of Free Sale juga bisa disebut sebagai sertifikat ekspor, dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang yang dikirimkan dijual atau didistribusikan secara sah di pasar dan tidak ada pembatasan pada mereka di negara asal.
Certificate of free sale menunjukkan bahwa barang telah disetujui oleh otoritas regulasi yang relevan dan memenuhi syarat untuk diekspor.
Dokumen ini umumnya diperlukan untuk jenis produk tertentu seperti kosmetik, produk makanan, alat medis, dan biologis.
Dokumen ini berisi petunjuk khusus untuk bisa mengangkut pengiriman internasional. Umumnya dokumen ini diberikan kepada perusahaan ekspedisi, Shipper’s letter of instruction akan mencakup rincian seperti:
Image: Freepik
Bill of lading (BOL) berfungsi sebagai dokumen ekspor yang sah antara pengirim dan pengangkut yang bertanggung jawab untuk mengirimkan barang kepada pembeli.
Bill of Lading berisikan detail jenis produk yang dikirim, jumlahnya, dan tujuannya, serta berfungsi sebagai tanda terima setelah pengangkut mengantarkan barang.
Surat pengangkutan darat berfungsi sebagai kontrak untuk pengangkutan barang melalui jalan, rel kereta api, atau perairan dalam negeri.
Dokumen inland bill of lading dapat mencakup rincian seperti:
Ocean bill of lading diperlukan untuk pengiriman yang dilakukan melintasi perairan internasional.
Dokumen ini berfungsi sebagai perjanjian kontrak antara eksportir atau penjual dan perusahaan pengangkutan, memastikan bahwa pembeli menerima produk, dan penjual menerima pembayaran.
Ocean bill of lading dapat mencakup rincian seperti:
Biasa disebut sebagai AWB, air waybill adalah jenis khusus dari bill of lading yang diperlukan untuk barang yang dikirim dengan pesawat.
Dokumen Ini bersifat tidak dapat dinegosiasikan dan berfungsi sebagai bukti penerimaan barang untuk perusahaan maskapai penerbangan begitu barang tiba di bandara tujuan.
Air waybill umumnya berisi informasi berikut:
Image: Freepik
Barang berbahaya diklasifikasikan sebagai barang yang menciptakan risiko bagi kesehatan, keselamatan, dan/atau properti selama pengangkutan.
Beberapa contoh yang jelas termasuk cairan mudah terbakar dan bahan korosif. Tetapi ada berbagai macam barang yang tidak terlalu jelas yang dianggap berbahaya dari perspektif pengiriman, termasuk baterai lithium dan bahkan krim kocok aerosol.
Jika Anda mengirimkan barang berbahaya melalui udara, kemungkinan besar Anda perlu mengisi formulir Asosiasi Transportasi Udara Internasional (IATA) yang disebut "Pernyataan Pengirim untuk Barang Berbahaya" juga.
Jika Anda akan mengirimkannya melalui laut, kemungkinan besar Anda akan membutuhkan "Pernyataan Barang Berbahaya" dari Organisasi Maritim Internasional (IMO).
Baca juga: 8 Perusahaan Logistik di Jakarta Terpercaya 2023
Selain memahami kompleksitas dokumen pengiriman internasional, penting untuk menyadari kemungkinan biaya tambahan yang mungkin timbul saat mengirim barang ke negara lain.
Menurut FedEx, "Tax & Duty dikenakan untuk menghasilkan pendapatan dan melindungi industri lokal; hampir semua pengiriman internasional tunduk pada Tax & Duty oleh pemerintah negara impor. Pejabat bea cukai menilai tugas dan pajak berdasarkan informasi yang tercantum pada label pengiriman, Faktur Komersial, dan dokumen relevan lainnya."
Tax & Duty dihitung berdasarkan beberapa faktor, termasuk nilai produk, deskripsi produk, perjanjian perdagangan, dan negara pembuatan produk. Biasanya, pembayaran Tax & Duty menjadi syarat utama untuk melepaskan pengiriman Anda kepada penerima yang dituju.
Tax & Duty yang mungkin Anda temui (dan mungkin harus dibayar) antara lain:
Kalkulator Bantuan Pengiriman Internasional FedEx menyediakan cara yang mudah untuk menghitung tugas dan pajak yang mungkin harus Anda bayar.
Memperluas bisnis internasional dapat secara signifikan meningkatkan keuntungan dan memperluas basis pelanggan Anda.
Namun, banyak penjual mungkin menemukan proses pengiriman internasional membingungkan, terutama mereka yang baru mengenal e-commerce.
Membangun pemahaman dasar tentang dokumen yang diperlukan dan perannya dalam kerangka pengiriman internasional sangat penting untuk pengalaman pengiriman lintas batas yang lancar.
Urusan pengiriman internasional kini jadi lebih mudah karena Anda bisa memesan cargo via internet. Cukup hubungi asisten ABC Express, Anda bisa langsung pesan pengiriman yang Anda butuhkan via WhatsApp.
Hubungi ABC Express Tim kami siap menjawab pertanyaan apa pun yang Anda miliki dan mengirimkan barang Anda.
Dapatkan cara lengkap mengembangkan bisnis ke berbagai wilayah di Indonesia
